Cофт для ЖКХ и ТСЖ

Повышение финансовой эффективности и прибыльности предприятия ЖКХ с применением современных инструментов управления предприятием ЖКХ

  • Направления повышения эффективности (экономичности) предприятия ЖКХ

    Направления повышения эффективности (экономичности) предприятия ЖКХ

    Введение

    Термин экономичность может казаться несколько архаичным в свете современных трендов, но на самом деле он является в большей степени синонимом термина эффективность, суженный до финансовой области – финансовой эффективности. Экономия подразумевает некий вариант управления затратами, только один из параметров уравнения прибыльности предприятия помимо выручки.

    Составляющие прибыльности предприятия ЖКХ

    Рассмотрим более детально составляющие прибыльности предприятия ЖКХ.

    P = V - Z

    "Простейшее" уравнение прибыли: P-прибыль, V-выручка, Z-затраты

    Итак, в самом укрупненном виде на прибыльность предприятия ЖКХ можно повлиять (увеличить, а именно только этот тренд интересует нас с вами) увеличивая выручку и снижая затраты.

    Большинство коммерческих предприятий при достаточной грамотности и гибкости могут управлять обеими составляющими уравнения, но в некоторых сферах экономической деятельности присутствуют различного рода ограничения. К примеру, в отрасли ЖКХ зачастую присутствуют законодательные и антимонопольные ограничения на тарифы услуг ЖКХ, что зачастую ограничивает многократное увеличение прибыльности за счет увеличения объема выручки на единицу получателя услуг, даже фактически при полном отсутствии конкуренции.

    Как увеличить выручку

    На самом деле при всей своей специфике оперативной деятельности предприятия ЖКХ бизнес мало чем отличается от коммерческой деятельности в любых других сферах, соответственно мы можем выделить всё те же составляющие повышения выручки:

    • Увеличение клиентской базы – реализуемая предприятием ЖКХ "продукция" - услуги , статистически потребляется условным клиентом в ограниченном, среднестатистическом объеме, клиент не может потреблять услуги ЖКХ в объеме меньшем, необходимым ему физическим нуждам, и у него нет необходимости потреблять их большем объеме нежели, ему необходимо. Особенно отчетливо это отражается в, хорошо известных, нормативах потребления услуг ЖКХ. Подробнее рассмотрим это направление в следующих главах.
    • Увеличение цены за единицу производимой "продукции" - услуги. На этот фактор попадает наибольшее количество ограничений, таких как: антимонопольные/законодательные ограничения, уровень спроса на услуги, конкуренция.
    • Расширение номенклатуры предоставляемых услуг. Возможные ограничения на цену определенных услуг предприятия ЖКХ, не распространяются на их количество. Тем самым с выручку с единицы потребления услуг ЖКХ, можно увеличить просто расширив перечень предоставляемых услуг. Подробнее рассмотрим это направление в следующих главах.

    Эти простые составляющие увеличения выручки – могут оказаться не такими простыми в их воплощении в жизнь. Давайте рассмотрим инструменты помощники, значительно облегчающие эту задачу.

    Управление клиентской базой, как элемент увеличения выручки предприятия ЖКХ.

    Как было рассмотрено выше увеличение количества клиентов прямо пропорционально увеличению выручки. Но мало задаться целью просто расширить клиентскую базу. База клиентов это важнейший актив предприятия ЖКХ и им необходимо правильно управлять. Рассмотрим составляющие управления клиентским активом:

    • Идентификация – это один из основопологающих элементов управления клиентской базой. Идентифицировать можно по фамилия, имени, отчеству, где то паспортным данным, адресу проживания и прочим отличительным признакам. В целом это персональные данные отличающие одного клиента от другого. Идентифицирующие клиента данные можно удобно хранить в Софте для ЖКХ.
    • Контактные данные – важно держать в актуальном состоянии. При любом взаимодействии с клиентом их необходимо уточнять. Любое новое коммерческое предложение возникающее в вашей компании необходимо направлять по правильным координатам, его необходимо доставить быстро и точно, раньше чем конкуренты. Все необходимые контактные данные можно удобно хранить и быстро получать в Софте для ЖКХ.
    • История взаимоотношений – важно фиксировать в едином источнике все этапы взаимоотношений с клиентом. Это ускоряет работу всех служб предприятия ЖКХ, снижаются издержки на время необходимое для получения той или иной информации, что влечет увеличение количества выполняемых задач на одного сотрудника. Увеличивается - КПД , эффективность, а значит и прибыльность. Анализ истории взаимоотношений позволяет уменьшать количество ошибок – можно буквально сказать, что сложнее будет наступать на одни и те же "грабли". Любой службе предприятия ЖКХ доступна в едином окне информация по взаимоотношению с клиентами в Софте для ЖКХ.

    Софт для ЖКХ позволяет одинаково удобно и быстро работать с совершенно любыми объемами клиентских баз будь то 1500 клиентов или 500 000. Оптимальные механизмы, заложенные в Софте для ЖКХ позволяют выполнять эту работу минимальному количеству сотрудников предприятия ЖКХ.

    Важно учитывать, что синергетический эффект от внедрения элементов управление активом клиентов, помимо прочих маркетинговых мероприятий, помогут сформировать вокруг вашего предприятия ЖКХ ореол клиент-ориентированной компании и помогут тем самым привлечь больше количество клиентов, легко удерживая текущих клиентов.

    Увеличение стоимости услуг ЖКХ, как элемент увеличения выручки предприятия ЖКХ

    Выбор стоимости услуг это достаточно серьезный вопрос. Необходимо сопоставить множество факторов, чтобы только на уровне цены представить клиенту самый выгодный вариант на конкурентном рынке. Причем выгодой клиента может быть не только самая низкая цена – зачастую кинет готов платить и большую цену, при условии обеспечения соответствующего качества услуг.

    Расширение номенклатуры предоставляемых услуг и товаров предприятия ЖКХ, как метод увеличение выручки предприятия ЖКХ

    Никогда не стоит ограничиваться одним направлением в деятельности коммерческого предприятия, в том числе предприятия ЖКХ. Диверсификация это очень важный элемент, внедрение которого приводит к следующим результатам:

    • Увеличение выручки от более широкого списка предоставляемых услуг
    • Страхование от спадов по какому-либо из направлений бизнеса
    • Автоматическое привлечение большего количества клиентов благодаря более комплексному предложению на конкурентном рынке

    Клиенты готовы платить больше, чем просто за квартплату, им удобнее получать услуги в одном месте, звонить по любым вопросам по одному телефону или делать заказ на одном сайте. Люди в большинстве случаев хотят больше экономить своё время и получать качественные услуги из одного окна, нежели по любому вопросу каждый раз искать какие-либо компании.

    Софт для ЖКХ позволяет удобно вести взаиморасчеты по любому перечню услуг, производимых Предприятием ЖКХ, используя единую информационную базу.

    Сайт "1С-Битрикс. ВДГБ: Сайт управляющей компании ЖКХ, ТСЖ и ЖСК" поможет ЖКХ прорекламировать свои услуги среди собственных жильцов и среди множества других потенциальных клиентов – Интернет позволяет донести своё предложение до максимально большого количества потенциальных покупателей самыми минимальными средствами. Реклама в интернете намного и в десятки раз эффективнее дешевле любых других способов.

    Как предприятию ЖКХ снизить затраты

    Важно правильно понимать экономию не как какое-то предприятию ограничение или сжатие – экономия может разное, и вредной и полезной. Полезную экономию можно назвать ещё оздоравливающей. Такие оздоровительные процедуры необходимо проводить с определенной регулярностью в любом предприятии ЖКХ, так как бизнес процессы управления затратами в любом предприятии ЖКХ очень динамичны и подвержены как сезонным так и просто историческим изменениям.

    При достаточно детальном анализе в любом предприятии ЖКХ можно выявить те направления, в которых можно провести мероприятия по урезанию доходов не оказывая пагубного влияния на коммерческую деятельность предприятия ЖКХ. Вот основные направления снижения затрат:

    • Детальное планирование расходов на текущее содержание и ремонт зданий и сооружений;
    • Грамотное планирование сезонных и плановых работ;
    • Уменьшение затрат на коммуникации и управление;
    • Уменьшение затрат на доставку обязательных периодических документов.

    Детальное планирование расходов на текущее содержание и ремонт зданий и сооружений как метод снижения затрат Предприятия ЖКХ

    Структура затрат предприятия ЖКХ очень сложна и правильное планирование затрат жизненно важная необходимость для любого предприятия ЖКХ. В планирование затрат на текущее содержание и ремонт зданий часто применяется термин подомовые затраты. Такие недвижимые объекты как здания, на самом деле, являются довольно динамичными системами, преподносящими зачастую множество неприятных сюрпризов, в виде поломок, аварий. Чтобы минимизировать вероятность таких событий данные объекты должны проходить плановые осмотры и ремонты.

    Осмотры важны для точной оценки состояния зданий. Большие особенности накладываются на данные мероприятия смена сезонов года, с большими передами климатических условий. Правильная оценка состояния зданий перед наступлением зимнего периода, может сэкономить миллионы рублей от предотвращения аварий.

    По результатам оценки состояния зданий важно правильно спланировать ремонтные работы.

    Планирование мероприятий по плановым и внеочередным, косметическим и капитальным ремонтам включает в себя 3 важных фактора:

    • Временное планирование – необходимо учесть возможные пересекающиеся по времени работы на одних и тех же объектах;
    • Планирование ресурсов – ресурсы могут быть как собственные, так и сторонние;
    • Планирование затрат – такие работы могут составлять достаточно большую стоимость и необходимо точно спланировать, что в определенный момент у Предприятия ЖКХ будут необходимые денежные средства на выполнение этих работ собственными силами или оплату субподрядной организации.

    По сути каждый из таких планов это проект, а основными составляющими любого проекта являются 2 элемента:

    • Срок завершения;
    • Стоимость;
    • Измеримый результат.

    В Софте для ЖКХ присутствуют удобные функции позволяющие вести учет подомовых затрат - относить затраты на определённые здания или распределять затраты между зданиями различными методами;

    Грамотное планирование сезонных и плановых работ как элемент снижения затрат предприятия ЖКХ

    Для составления планов рекомендуется использовать диаграммы Ганта.

    Уменьшение затрат на коммуникации и управление как метод снижения затрат предприятия ЖКХ

    Ведение единой базы позволяет повысить комплексность автоматизации на предприятии ЖКХ, увеличить синергию различных участков, когда различным службам предприятия ЖКХ уже не надо будет обмениваться информацией – она даже не будет передаваться от одной службы к другой автоматически , информация будет просто доступна любой службе в любой момент времени. Естественно Внутренние средства Софта для ЖКХ позволяют ограничивать доступ различных служб к определенной информации.

    Снижение затрат на управление является следствием повышения синергии различных служб предприятия ЖКХ. Внедрение Софта для ЖКХ обеспечит целостность информации по всему предприятию ЖКХ, уменьшит или полностью исключит её раздробленность, сведёт к минимуму временные издержки ан движение/обмен информацией.

    Уменьшение затрат на доставку обязательных периодических документов как элемент снижения затрат предприятия ЖКХ

    Ежемесячная доставка периодической документации, к примеру такой как квитанции – постоянная и неотъемлимая статья затрат. Используя Софт для ЖКХ можно доставлять квитанции на оплату, а также информацию которую обязано раскрывать предприятие ЖКХ – on-line, без затрат на бумагу и доставку.

    Синергия и коммуникации в современном предприятии ЖКХ

    Синергия – соединение различных служб в единой информационной среде является одной из самых сильных сторон Софта для ЖКХ. В одной программе могут работать такие все службы предприятия ЖКХ , каждая их них найдет для себя пользу от взаимодействия с другими службами

    • Бухгалтерия – найдёт для себе полный регламентированный учёт от баланса до налоговых отчетов), финансовая информация для заполнения этих отчетов соберется из данных заносимых различными службами предприятия ЖКХ;
    • Управленческий аппарат – в любой момент времени может проанализировать подробную информацию о дебиторской и кредиторской задолженности и движении денежных средств;
    • Инженерные службы – управляют аварийно-диспетчерской службой, планированием и выполнение ремонтов и сезонных осмотров с использованием информации о лицевых счетах , зданиях и помещениях, а также с учетом взаиморасчетов, производимых с получателями этих услуг;
    • Расчетчики квартплаты – работают со сложными расчетами как с участием приборов учета, так и без них в том числе с использованием данных заносимых другими службами
    • Служба паспортного стола – формирует различные формы паспортного стола и соответствующе отчеты используя единую базу;
    • Экономисты – могут составлять финансовые планы для организации и следить за выполнением финансовых показателей.

    Управление дебиторской задолженностью предприятия ЖКХ

    Существует статистика, что около 3% долгов в сфере ЖКХ, не возвращаются никогда, также часто наблюдается пагубная тенденция, когда, практически вся чистая прибыль предприятия ЖКХ находится в текущей дебиторской задолженности.

    Чтобы ваше предприятие ЖКХ не пополняло, данную печальную статистику достаточно выполнять простейшие правила:

    • Необходимо предотвратить возникновение долга;
    • Необходимо сократить временной разрыв между выставленным требованием на оплату и поступление денежных средств на расчетный счет предприятия ЖКХ;
    • Наладить постоянную работу с уже сформировавшимися долгами.

    Предотвращение возникновения задолженности по услугам ЖКХ

    Необходимо не допускать возникновение долга – максимально уменьшить количество условий, при которых долг может возникнуть

    Причин возникновения долга может быть несколько:

    • Неясность расчетов – необходимо чтобы в квитанции на оплату, расчет услуг был раскрыт максимально подробно и максимально понятно. Полное раскрытие информации повысит доверие, снизит предвзятость и настороженность получателей услуг и несомненно окажет положительное влияние на собираемость платежей. Софт для ЖКХ позволяет раскрыть любой даже самый сложный расчет и представить его получателю услуг в любом виде, в программе содержится уже 12 форм квитанций, и вы можете заказать одну новую форму бесплатно;
    • Долгая доставка требования на оплату – связь прямая, чем дольше идёт квитанция до получателя. Тем позже вы получите платеж. Софт для ЖКХ позволяет печатать квитанции настолько легко и быстро, что весь процесс доставки для вас значительно сократится хотя бы на этапе подготовки самих квитанций. Сайт "1С-Битрикс. ВДГБ: Сайт управляющей компании ЖКХ, ТСЖ и ЖСК" позволит доставлять квитанции практически мгновенно – on-line.

    Ускорение оплаты услуг ЖКХ

    Необходимо сократить временной разрыв между выставленным требованием на оплату и поступление денежных средств на расчетный счет предприятия ЖКХ. В отсрочку оплаты кроме времени на доставку вносит свою лепту ещё и время которое плательщик тратит, просто на то, чтобы "добраться" до пункта приема платежей.

    Предприятие ЖКХ может легко сократить, есть несколько способов:

    • Доставка через интернет – квитанции рассчитанные в Софте для ЖКХ можно за несколько минут перенести на сайт предприятия ЖКХ "1С-Битрикс. ВДГБ: Сайт управляющей компании ЖКХ, ТСЖ и ЖСК" получатель услуг ЖКХ – получит её даже не выходя из дома;
    • Рассылка квитанций по электронной почте – используя сайт "1С-Битрикс. ВДГБ: Сайт управляющей компании ЖКХ, ТСЖ и ЖСК" квитанции можно доставить любому получателю услуг ЖКХ на удобный ему адрес;
    • Широкий выбор точек и вариантов оплаты – чем больше точек оплаты, тем легче получателю услуг ЖКХ найти их. Заключайте договора с операторами приема платежей через терминалы (к примеру QIWI), с банками (конечно же один из самых распространенных банков Сбербанк, но множество банков имеют внутренние системы управления банковскими счетами через интернет, и кому то из пользователей будет удобно оплатить из такой системы);
    • Используйте штрихкоды в квитанциях – штрихкоды ускоряют поиск информации как сторонним операторам приема платежей, так и кассовой службе предприятия ЖКХ. В Софте для ЖКХ возможно настроить печать любого штрихкода на квитанции.

    Работа с должниками

    Во многих случаях разбирательства не избежны. Важно правильно наладить постоянную работу с уже сформировавшимися долгами. В процессе получения долга от должника можно выделить 3 этапа: досудебное, судебное и исполнительное производство. Все эти этапы и процессы можно удобно фиксировать в Софте для ЖКХ, всегда можно будет легко поднять историю взаимоотношений с тем или иным клиентом, все документы и расчеты.

    Энергоэффективность предприятия ЖКХ

    Неизменной составляющей экономичности предприятия ЖКХ является его энергоэффективность. Требования к энергоэффективности закреплены на уровне законодательства – Федеральный закон Российской Федерации от 23 ноября 2009 г. N 261-ФЗ "Об энергосбережении и о повышении энергетической эффективности и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" Энергоэффективность предприятия ЖКХ это обобщающий термин включающий в себя несколько моментов:

    • Энергоэффективность объектов ЖКХ;
    • Информационная энергоэффективность.

    Энергоэффективность объектов ЖКХ

    К объектам ЖКХ относятся здания и прочая инфраструктура, потребляющая энергию и ресурсы в том или ином виде (электро-энергию, тепловую энергию, воду и т.д.). Не эффективное потребление энергоресурсов ведёт к не только к затратам ресурсов как таковых, но и увеличивает затраты на обслуживание инфраструктуры. Большие затраты ресурсов ведут к большему износу инфраструктуры и большим затратам на её ремонт и обслуживание. Единая система финансового и оперативного учета Софта для ЖКХ позволяет получить общую и открытую картину финансового состояния предприятия ЖКХ и сформировать финансовый план, позволящий предприятию ЖКХ, сделать подведомственные объекты максимально энергоэффективными экономичными в обслуживании.

    Информационная энергоэффективность

    Кроме использования более новых технологий энергосбережения, можно получить значительную экономию за счет сведения в единую базу всех информационных ресурсов. Статистика показывает, что только за счет обобщения в единую базу объектов обслуживания (зданий , инфраструктуры) можно сэкономить до 20% средств, за счет исключения дублирующих затрат и выявления объектов, которые не нуждаются в обслуживании, за счет правильного ранжирования и планирования работ по обслуживанию. Софт для ЖКХ является несомненно лучшим средством для объединения всей финансовой и оперативной информации в едином информационном пространстве, для принятия более эффективных, экономичных и грамотных решений.

    Раскрытие информации предприятием ЖКХ

    Постановление Правительства Российской Федерации от 23 сентября 2010 г. N 731 "Об утверждении стандарта раскрытия информации организациями, осуществляющими деятельность в сфере управления многоквартирными домами" установило новые правила в раскрытии информации предприятиями ЖКХ.

    Предприятия ЖКХ обязаны раскрывать следующую информацию:

    • общая информация об управляющей организации;
    • основные показатели финансово-хозяйственной деятельности управляющей организации (в части исполнения такой управляющей организацией договоров управления);
    • сведения о выполняемых работах (оказываемых услугах) по содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме;
    • порядок и условия оказания услуг по содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме;
    • сведения о стоимости работ (услуг) по содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме;
    • сведения о ценах (тарифах) на коммунальные ресурсы.

    Способов донесения этой информации множество, но самым эффективным и экономичным является – публикация в Интернете. Сайт "1С-Битрикс. ВДГБ: Сайт управляющей компании ЖКХ, ТСЖ и ЖСК" позволит донести до каждого пользователя информацию в максимально подробном виде без лишних затрат. Такой быстрый способ доставки информации поможет предприятию ЖКХ получить более выигрышные позиции на конкурентном рынке.

Вернутся на главную